Manual de utilizare foiparcurs.ro

Autor: Victor Ionescu, programator.

Înainte de a începe să folosiți aplicația foiparcurs.ro, poate vă este util să citiți și articolul Ce sunt foile de parcurs?.

Ca să înțelegeți repede depspre ce este vorba:

  • Pentru deductibilitatea fiscală nu este nevoie de semnături sau ștampile pe foile de parcurs. Acest lucru ne-a permis să dezvoltăm o soluție software, altfel am fi fost obligați să le completăm manual.
  • Dacă printați lunar foile de parcurs, aveți tot ce este nevoie pentru deductibilitatea fiscală. Raportul de alimentări vă oferă o sinteză a bonurilor de combustibil.
  • Nu trebuie să faceți câte o foaie de parcurs pentru fiecare zi, mulți dintre clienții noștri fac o singură foaie de parcurs pe lună, în care adaugă toate parcursurile și alimentările din luna respectivă.
  • Aplicația ține minte locurile de plecare și de sosire și vă ajută să le completați rapid. Puteți refolosi rute și puteți duplica foi de parcurs (copy-paste). Puteți adăuga în nomenclatorul de rute traseele frecvente, și veți putea să le refolosiți și în alte foi de parcurs.

Primii pași de urmat pentru a completa foile de parcurs

În acest paragraf o să explic pașii de urmat pentru a completa prima foaie de parcurs. Ecranele respective sunt explicate în paragrafele următoare.

După ce o să intrați în aplicație, veți observa în partea de sus a ecranului un ghid interactiv care o să vă îndrume să completați tot ce este nevoie pentru a printa prima foaie de parcurs.

Am adăugat în contul dumneavoastră o firmă exemplu. Firma exemplu vine cu o foaie de parcurs completată și vă poate ajuta să explorați aplicația. După ce terminați cu firma exemplu, pașii sunt următorii:

  1. Mergeți în meniul Firme și ștergeți firma exemplu, ca să nu vă încurce. După aceea, adăugati firma dumneavoastră. Tot în ecranul Firme puteți schimba firma curentă, dacă ați adăugat mai multe firme.
  2. Adăugați o mașină și un șofer, din meniul Nomenclatoare. În toate formularele, în dreptul fiecărui câmp există o iconiță cu explicații  ()
  3. Dați clic pe meniul Foi Parcurs. Ați ajuns în lista foilor de parcurs.
  4. Dați clic pe butonul Adaug Foaie de Parcurs. Ați ajuns în ecranul de editare a foii de parcurs:
    1. Selectați mașina și șoferul.
    2. Nu modificați deocamdată câmpurile legate de consum și kilometraj, ca să nu vă pierdeți concentrarea. Pe acestea le puteți ajusta înainte de a salva foaia de parcurs, sau, cel mai bine, le reglați la sfârșitul lunii.
    3. Butonul Adaug Alimentare: adăugați alimentările cu combustibil (bonurile de benzină).
    4. Butonul Adaug Parcurs: adăugați parcursurile (drumurile).
    5. Butonul Salvează: când ați terminat, salvează modificările.
    6. După ce ați salvat foaia de parcurs, ajungeți în lista de foi de parcurs, unde veți vedea o linie cu foaia de parcurs pe care tocmai ați completat-o. Din listă puteți modifica foaia de parcurs, dând clic pe butonul Modifică de pe linia corespunzătoare.
  5. În lista foilor de parcurs, puteți adăuga și modifica foi de parcurs. Tot de aici puteți filtra, selecta și printa una sau mai multe foi de parcurs . Acest ecran este descris detaliat în paragraful Lista foi parcurs.
  6. Dacă ați avut răbdare până aici, ați completat o foaie de parcurs și înțelegeți cam despre ce este vorba. Acum este timpul să dați clic pe meniul  Setări. De aici puteți să specificați cum doriți să completați foile de parcurs. Vă sfătuiesc să citiți cu atenție textele explicative, puteți bifa opțiunile care să vă ajute să vă ușurați (sau complicați) munca.
  7. În continuare voi prezenta ecranele aplicației. Puteți folosi cuprinsul din partea stângă a acestei pagini pentru a naviga direct la un paragraf anume.

Nomenclatoare

Din meniul Nomenclatoare puteți adăuga și modifica mașini, șoferi, furnizori și alte date de care aveți nevoie pentru completarea foilor de parcurs.

meniul nomenclatoare

Ecranul pentru Automobile este prezentat în paragraful Automobile.
Ecranul pentru rute este prezentat în paragraful Rute.

Ecranul Șoferi

Ecranul Șoferi vă permite să gestionați șoferii pe care îi adăugați la foile de parcurs.
În cazul în care același vehicul este condus de mai mulți șoferi (de exemplu pentru TIR-uri), puteți selecta în ecranul Setări numărul maxim de șoferi pe care să îi puteți adăuga la o foaie de parcurs.

Ecranul Furnizori

Ecranul Furnizori vă permite să gestionați furizorii de combustibil (benzinăriile).

Ecranul Cote T.V.A.

Ecranul pentru Cote T.V.A. vă permite să gestionați cotele T.V.A pe care să le folosiți atunci când adăugați alimentări la foaia de parcurs.
În mod normal nu aveți nevoie să umblați aici. Excepții:

  • Dacă se modifică T.V.A-ul, atunci va trebui să adăugați o cotă nouă de T.V.A, pe care să o marcați ca fiind implicită.
  • Dacă alimentați și din alte țări, atunci adăugați și cotele T.V.A din țările respective.

Ecranul Sporuri Consum

Puteți adăuga sporuri de consum pentru a acoperi situațiile speciale în care automobilul consumă mai mult decât în condiții normale de exploatare, cum ar fi: aer condiționat, condiții climatice (iarna, temperaturi foarte scăzute sau drum acoperit), condiții de drum (drumuri neamenajate sau forestiere, autostrăzi unde limita de viteză mai mare poate presupune un consum mai mare).
Nu există o regulă pentru aceste sporuri, este la latitudinea dumneavoastră să stabiliți coeficienți care să aproximeze cât mai bine consumul real, bazându-vă pe măsurători sau pe experiență.
Exemplu completare spor consum:

ecranul spor consum

Ecranul Automobile

Ecranul Automobile vă permite să gestionați mașinile pentru care completați foile de parcurs.
În ceea ce privește câmpurile Consum, nu există o regulă strictă impusă de către Codul Fiscal.
Există un singur normativ, din anul 1982, în care spune că determinarea consumului se face prin măsurători.
Puteți folosi cartea tehnică a automobilului, dar cea mai importantă este practica, din experiența cu automobilul respectiv ar trebui să știți cât consumă. Consumul este influențat, bineînțeles, de starea tehnică a automobilului și de către stilul de condus.
Aceste consumuri vor fi numite în continuare consum normat.
Este normal să existe diferențe între consumul normat (calculat automat) și consumul efectiv (real) constatat.
Important este să aveți grijă să definiți consumul normat cât mai aproape de realitate, iar unde se impune, puteți adăuga din aplicație și sporuri de consum, cum ar fi spor pentru folosirea aerului condiționat.
În ecranul Setări puteți opta pentru a folosi doar consumul mediu al mașinii, sau consum urban și extraurban, sau consum urban diferențiat pe categorii de orașe (capitală, municipii, orașe). Dacă optați pentru a folosi doar consumul mediu, pot apărea decalaje mai mari între consumul normat și cel real.

Atunci când adăugați sau modificați un automobil, acestea sunt informațiile importante:

  • Categorie Vehicul - această informație o găsiți în talonul mașinii. Această informație este cerută de către normele din Codul Fiscal. Pentru autoturisme categoria este M1. Puteți consulta lista completă cu categoriile pe site-ul Registrului Auto Român: http://www.rarom.ro/cs-uploads/Extras.pdf
  • Consum mediu - consumul mediu al automobilului, litri consumați pentru a parcurge 100 de kilometri. Această informație este cerută de către normele din Codul Fiscal.
  • Consum extraurban - consumul în mediul extraurban, litri /100 km.
  • Consum urban - consumul în mediul urban, litri /100 km.
  • Consum în orașe mici - litri/100 km. Acest câmp este disponibil doar dacă ați bifat "Consum urban diferențiat pe categorii de orașe" în ecranul Setări.
  • Consum în municipii - litri/100 km. Acest câmp este disponibil doar dacă ați bifat "Consum urban diferențiat pe categorii de orașe" în ecranul Setări.
  • Consum în capitală - litri/100 km. Acest câmp este disponibil doar dacă ați bifat "Consum urban diferențiat pe categorii de orașe" în ecranul Setări.
  • Kilometraj inițial - kilometrajul iniţial al maşinii (câţi km avea automobilul la bord în momentul în care aţi început să folosiţi această aplicație). Puteți să modificați acest câmp ulterior, și programul vă va întreba dacă doriți să recalculați kilometrajul și combustibilul rămas în rezervor pentru foile de parcurs ale mașinii.
  • Combustibil inițial - combustibilul iniţial (cât carburant avea automobilul în rezervor în momentul în care aţi început să folosiţi această aplicație). Puteți să modificați acest câmp ulterior, și programul vă va întreba dacă doriți să recalculați kilometrajul și combustibilul rămas în rezervor pentru foile de parcurs ale mașinii.
  • Bifa Autovehiculul este dotat cu instalații speciale (excavatoare, instalații frigorifice, etc) - Vă permite să adăugați sporuri pentru prestații cu instalații speciale, de obicei sporuri orare. Exemplu de spor orar: o oră excavare, o oră funcționare instalație frigorifică:
ecranul spor consum orar

Exemplu completare date automobil:

ecranul automobil

Ecranul Setări

Ecranul Setări vă permite să specificați modul în care doriți să completați foile de parcurs.
Citiți cu atenție explicațiile din dreptul fiecărei opțiuni. Experimentați ca să vedeți ce se întâmplă în aplicație după ce modificați o opțiune: completați o foaie de parcurs nouă sau modificați una existentă, ca să vă dați seama dacă opțiunea respectivă vă ajută sau vă încurcă.

Foaia de parcurs

Completarea unei foi de parcurs conține trei secțiuni:

  1. Câmpurile din prima secțiune (data, automobil, șofer, consum, kilometraj)
  2. Alimentările cu combustibil (bonurile de benzină)
  3. Parcursurile (deplasările)

Informațiile importante pe care trebuie să le completați pentru o foaie de parcurs:

  • Numărul foii de parcurs - este util să existe o numerotare pentru foile de parcurs. Numărul este completat automat de către program, dar puteți să îl modificați.
    Dacă doriți ca numerotarea foilor de parcurs să înceapă de la 1 în fiecare an, puteți specifica acest lucru pentru fiecare firmă în parte (meniul Firme).
  • Data foii de parcurs - data pentru care întocmiți foaia de parcurs.
    În ecranul Setări, puteți specifica dacă doriți să completați o foaie de parcurs pe zi sau o foaie de parcurs pe lună.
    Cel mai simplu este să completați o foaie de parcurs pe lună pentru fiecare mașină. Astfel e mult mai ușor să reglați consumul, la sfârșitul lunii vedeți care sunt diferențele între consumul normat și consumul efectiv (real).
  • Șofer - persoana care a condus automobilul.
    Dacă doriți să puteți adăuga mai mulți șoferi pe o foaie de parcurs, există această opțiune în ecranul Setări.
  • Automobil - automobilul pentru care întocmiți foaia de parcurs.
  • Combustibil existent în rezervor - cantitatea de combustibil (aproximativ) existentă în rezervor înainte de a pleca în cursă.
    Acest câmp este completat automat de către program: combustibilul inițial al mașinii pentru prima foaie, apoi se ia combustibilul rămas în rezervor de la foaia anterioară.
    Puteți să modificați valoarea acestui câmp și manual, dacă este nevoie.
  • Combustibil consumat - cantitatea de combustibil consumat. Acesta este consumul efectiv (real), pe care îl determinați aproximativ sau prin diferență atunci când faceți plinul.
  • Consum normat - acesta este consumul calculat conform consumurilor definite pentru mașină, distanței parcurse și sporurilor de consum.
    Dacă printați o foaie de parcurs, o să vedeți acolo explicat cum a fost calculat consumul normat.
  • Combustibil rămas în rezervor - acest câmp este calculat automat. Este calculat astfel: combustibilul existent în rezervor plus alimentările minus consumul efectiv. Această valoare va fi memorată și folosită de către program pentru următoarea foaie de parcurs.
  • Kilometraj la plecare - kilometrajul automobilului la plecarea în cursă.
    Acest câmp este completat automat de către program: kilometrajul inițial al mașinii pentru prima foaie, apoi se ia kilometrajul la sosire de la foaia anterioară.
    Puteți să modificați valoarea acestui câmp și manual, dacă este nevoie.
  • Kilometraj la sosire - kilometrajul automobilului la sosirea din cursă. Este calculat automat ca fiind kilometrajul la plecare plus numărul de kilometri parcurși. Această valoare va fi memorată și folosită de către program pentru următoarea foaie de parcurs.

Exemplu completare foaie de parcurs:

ecran completare foaie de parcurs

Alimentările cu combustibil din foaia de parcurs

Dacă ați alimentat cu combustibil, puteți adăuga una sau mai multe alimentări în cadrul foii de parcurs.
Informațiile pe care le puteți completa pentru o alimentare sunt următoarele:

  • Data alimentării - data la care ați alimentat, o regăsiți pe bonul de la benzinărie.
  • Furnizor Combustibil - numele furnizorului (benzinăria). Puteți adăuga furnizori din meniul Nomenclatoare.
  • Valuta - valuta în care ați achitat bonul de benzină. Implicit este RON, dar puteți specifica și altă valută, dacă alimentați în străinătate.
  • Cota T.V.A - cota de TVA aplicată de către furnizor. Când se schimbă TVA-ul, puteți adăuga o nouă cota TVA implicită din meniul Nomenclatoare.
  • Valoare inclusiv TVA - valoarea cu TVA, așa cum scrie pe bon.
  • Preț unitar inclusiv TVA - cât a costat per litru de combustibil, scrie pe bon.
    Dacă doriți ca prețul unitar să fie calculat de program, în funcție de cantitate și valoare, puteți specifica acest lucru în ecranul Setări.
  • Cantitate combustibil - cu câți litri de combustibil ați alimentat. Este calculată automat, pornind de la valoare și prețul unitar.
    Dacă doriți să puteți modifica acest câmp, așa cum am explicat mai sus, vedeți ecranul Setări.
  • Data document - data de pe bon sau factură.
  • Document - seria bonului de la benzinărie sau a facturii.

Exemplu completare alimentare:

ecran alimetare cu combustibil

Parcursurile din foaia de parcurs

Parcursurile reprezintă deplasările din cadrul unei foi de parcurs. O foaie de parcurs poate avea mai multe parcursuri.
Puteți adăuga un parcurs nou sau puteți adăuga o rută.

Rutele reprezintă parcursuri frecvente pe care le puteți salva în baza de date ca să le refolosiți pentru mai multe foi de parcurs. Puteți crea o rută nouă folosind meniul Nomeclatoare, sau puteți să bifați Salvează ruta în nomenclator atunci când editați un parcurs din cadrul unei foi de parcurs.

Informațiile pe care le puteți completa pentru un parcurs sunt următoarele:

  • Data plecării - data plecării în parcurs.
    Dacă doriți să completați doar data sau data și ora, puteți specifica acest lucru în ecranul Setări.
  • Data sosirii - data sosirii.
  • Loc plecare - localitatea de plecare
    Aplicația ține minte locurile de plecare și de sosire pe care le-ați completat și vă propune o listă cu locurile de plecare pe care le-ați folosit anterior, după ce tastați una sau două litere.
  • Loc sosire - localitatea de sosire.
  • Prin - opțional, altă localitate importantă aflată pe traseu, dacă doriți să explicați astfel o rută ocolitoare, de exemplu.
  • Scop - scopul deplasării. Acest câmp este foarte important, în cazul unui control reprezintă justificarea folosirii mașinii în scop comercial.
  • Distanța Km (Urban + Extraurban) - câți kilometri ați parcurs în total. Atenție, dacă bifați dus-întors, treceți aici doar kilometrii parcurși pentru dus, programul va înmulți cu 2.
  • Km în mediul Urban - câți kilometri ați parcurs în mediul urban.
    În ecranul Setări puteți opta pentru a folosi doar consumul mediu al mașinii, sau consum urban și extraurban, sau consum urban diferențiat pe categorii de orașe (capitală, municipii, orașe).
  • Dus-Întors - dacă parcursul este dus-întors. În acest caz, numărul de kilometri parcurși în total va fi obținut prin înmulțirea cu 2 a valorii câmpurilor Km de mai sus.
  • Salvează ruta în nomenclator - bifați dacă doriți să salvați informațiile din acest parcurs în nomenclatorul de rute. În acest mod, veți putea reutiliza rutele frecvente pentru alte foi de parcurs.
  • Kilometraj Plecare - câmp calculat automat, prezentat cu titlu informativ.
  • Kilometraj Sosire - câmp calculat automat, prezentat cu titlu informativ.
  • Dacă în ecranul Setări ați bifat Consum urban diferențiat pe categorii de orașe (capitală, municipii, orașe), atunci va fi fi afișat și grid-ul pentru parcursuri urbane:
    Parcursuri urbane - aici puteți specifica numărul de kilometri parcurși în mediul urban. În mediul urban, putem vorbi despre orașe mici, municipii, sau capitală. Consumul pentru fiecare tip de astfel de parcurs urban este stabilit atunci când adăugați sau modificați automobilul.
  • Sporuri consum - aici puteți specifica sporuri de consum, cum ar fi aer condiționat. Înainte de aceasta, trebuie să definiți sporuri de consum, sporurile pot fi accesaste din meniul Nomenclatoare.

Exemplu completare parcurs:

ecran completare parcurs

Rute

Dacă aveți drumuri care se repetă frecvent, puteți să le salvați în nomenclatorul Rute. O rută poate fi creată și atunci când salvați un parcurs în cadrul unei foi de parcurs. Ecranul pentru editarea unei rute este similar cu cel al unui parcurs, la care se adaugă câteva opțiuni pentru a stabili dacă ruta respectivă va fi vizibilă pentru una sau mai multe mașini sau firme:

ecran completare ruta

Lista foi de parcurs

Pornind din acest ecran puteți filtra, consulta, modifica și printa foile de parcurs pe care le-ați completat:

ecran lista foi de parcurs

Raportări

Aplicația oferă următoarele rapoarte care pot fi printate:

  • Raportare foi parcurs - se obține fie pornind din lista cu foile de parcurs, fie intrând pe o foaie de parcurs individuală. Din lista cu foile de parcurs puteți să selectați manual mai multe foi de parcurs pentru a fi printate.
    De asemenea, puteți selecta automat toate foile de parcurs care nu au fost printate încă, lucru care vă perimite să optimizați procesul de printare.
     Vedeți aici un model de raport foaie de parcurs
  • Raportare Fișa de activități zilnice (FAZ) - această raportare este nu este cerută de către Codul Fiscal, dar poate fi utilă pentru că centralizează informațiile din foile de parcurs. Această raportare are sens doar în cazul în care completați o foaie de parcurs pe zi. Dacă ați optat pentru o foaie de parcurs pe lună, nu mai aveți nevoie de FAZ, toate informațiile se regăsesc în foaia de parcurs. Poate fi accesată din meniul Raportări.
     Vedeți aici un model de raport Fișa Activități Zilnice (FAZ)
  • Raportare Alimentări - centralizează informațiile cu privire la alimentări pentru un automobil, în luna selectată. Așa vă asigurați că aveți totate bonurile de benzină necesare pentru a deduce cheltuielile pe luna respectivă. Poate fi accesată din meniul Raportări.
  • Raportare Alimentări per furnizor - centralizează informațiile cu privire la alimentări de la furnizorul selectat, pentru toate automobilele firmei, în luna selectată. Poate fi accesată din meniul Raportări.

Notificări

Din meniul Notificări puteți adăuga informații despre ultima revizie, RCA, ITP, etc, pentru a putea urmări costurile, dar, mai ales, pentru a primi notificări prin e-mail când se apropie data sau kilometrajul pentru următoarea reînnoire:

ecran notificări expirare RCA, ITP, revizie, rovinietă

Meniul Contul meu

Din acest meniu puteți să accesați submeniurile:

  • Abonare - Gestiune abonament - de aici puteți să vedeți când vă expiră abonamentul, câte automobile sunt incluse și să prelungiți abonamentul.
  • Datele mele - puteți modifica numele, adresa de e-mail sau parola pentru utilizatorul curent.
  • Gestiune conturi utilizator - de aici puteți să creați mai mulți utilizatori atașați contului dumneavoastră.
    Dacă aveți mai multe mașini, puteți să adăugați un utilizator pentru fiecare șofer, căruia să-i dați drepturi doar pentru mașinile pe care le conduce. În acest mod, fiecare șofer își poate completa și consulta foile de parcurs.
    Puteți crea oricâți utilizatori aveți nevoie și puteți să le dați și drepturi administrative, sau puteți să le limitați accesul la firme și automobile, dacă aveți mai multe firme sau automobile în cont.

Feedback

Cel mai important lucru pentru cei ce dezvoltă o aplicație software este feedback-ul de la utilizatori.
Așa ne dăm seama care lucruri merg bine, dar mai ales ce vă dreanjează, ce poate fi îmbunătățit sau ce funcționalități doriți să adăugăm în aplicație.

Suntem foarte interesați să aflăm părerea dumneavoastră, fie ea pozitivă sau negativă.

Contact

Datele noastre de contact

SC CDI Software Solutions SRL
Strada Ilarie Chendi nr. 31-31A
Sector 2, Bucureşti
Tel: 0726 150 241
E-mail: office@cdigroup.ro

Cod Fiscal: RO 18602467
Număr de inregistrare la Registrul Comerţului: J40/6647/19.04.2006
Banca ING Bank, Office Iancului - IBAN: RO08INGB0000999908472650
Contul de trezorerie RO48 TREZ 7025 069X XX01 5473 deschis la trezoreria Sector 2

Urmăriți-ne pe platformele sociale

Termeni și condiții     Politica de confidențialitate

© 2018 CDI Software Solutions