2 Motive pentru a completa foile de parcurs (2017)

Autor: Dorin Chirea, expert contabil, CDI Accounting .

Ce sunt foile de parcurs și de ce este bine să le completăm?

Din punct de vedere fiscal, foile de parcurs reprezintă un document prin care societățile justifică cheltuielile cu combustibilul ca fiind efectuate în scopul activității desfășurate.
Scopul acestui document este asigurarea deductibilității integrale a cheltuielilor cu autovehiculul.

Necesitatea completării acestui document este prevăzută în Codul fiscal: ART. 298 - Limitări speciale ale dreptului de deducere.
În lipsa completării foilor de parcurs, deductibilitatea este limitată la 50%.

Pentru o societate, foile de parcurs sunt un raport necesar pentru evidența și calculul consumului de combustibil, un element de eficientizare a costurilor prin permanenta comparație între consumul efectiv (real - înregistrat de autovehicul) și cel normat (calculat pe baza datelor disponibile privind consumului mediu și caracteristicile deplasării).

Ce trebuie să conțină o foaie de parcurs

Conform Codului fiscal, SECȚIUNEA a 2-a - Limitări speciale ale dreptului de deducere:

În vederea exercitării dreptului de deducere a taxei orice persoană impozabilă trebuie să dețină documentele prevăzute de lege pentru deducerea taxei și să întocmească foaia de parcurs care trebuie să conțină cel puțin următoarele informații: categoria de vehicul utilizat, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

Acestea sunt informaţii minimale, în practică în foaia de parcurs sunt detaliate deplasările, cu numărul de km efectuați și respectiv cu caracteristicile deplasării (urban, extraurban, tip de drum) și modul de exploatare al automobilului (cu aer condiționat, în condiții de iarnă etc), pentru care utilizatorul declară un consum efectiv (determinat de obicei prin diferență la efectuarea plinului) iar prin intermediul foii de parcurs se calculează un consum normat (bazat pe consumul mediu și ajustat cu sporurile stabilite în funcție de caracteristicile deplasării).
De asemenea, în foaia de parcurs sunt cuprinse și alimentările cu combustibil, care vor fi probate prin intermediul bonurilor fiscale.

Ce este Fișa de Activități Zilnice (FAZ)

Fișa de activități zilnice este un raport obținut prin centralizarea informațiilor din foile de parcurs la nivel de autovehicul intr-o lună.

Fisa de activități zilnice este utilă din punct de vedere fiscal, ea efectuând o legatură între consumul de combustibil (calculat și justificat în foile de parcurs) și numarul de kilometri parcurși (kilometrajul masinii), justificând astfel cheltuiala cu combustibilul înregistrată în evidența contabilă pe baza bonurilor de alimentare cu combustibil.

Practic se realizează legătura cerută de Codul fiscal intre : deplasare - scopul deplasării (în interesul activității firmei) - și consumul de combustibil (probat cu bonurile de alimentare), prin centralizarea în FAZ, permițându-se totodata si o comparație între consumul efectiv și cel normat, comparație care intărește justețea sumelor declarate.

De asemenea, acest raport oferă informații necesare societății în procesul de calculare a costurilor în ceea ce privește consumul de combustibil, prin urmărirea abaterilor consumului efectiv față de consumul normat.

Ce cheltuieli se pot deduce

În mod impropriu se consideră ca foile de parcurs (și implicit FAZ) ajută doar pentru justificarea consumului de combustibil și asigurarea deductibilității TVA aferentă acestuia.

Foile de parcurs justifică toate cheltuielile generate de exploatarea unui autovehicul, începând cu TVA aferent achiziției și continuand cu cheltuielile și TVA aferente costurilor de întreținere și reparații, cu asigurările și mergând până la cheltuiala cu amortizarea.

Deși Codul fiscal nu condiționează deductibilitatea cheltuielii cu amortizarea de întocmirea foilor de parcurs, exista situații în practică în care inspectorii fiscali au considerat că în lipsa foilor de parcurs societatea nu poate justifica folosința autovehiculului în scopul desfășurării activității și au refuzat deductibilitatea cheltuielilor cu amortizarea, invocând Articolul 11, punctul 1 din Codul fiscal.

Cine trebuie să le completeze?

Am putea spune că orice societate sau entitate care urmărește costurile trebuie să întocmească foile de parcurs. Foaia de parcurs este o sursă de informații privind modul de exploatare a autovehiculului.

Dar rațiunea cea mai importantă o reprezinta asigurarea deductibilității fiscale. Orice societate care dorește să-și deducă integral TVA și costurile exploatării unui autovehicul trebuie să întocmească foi de parcurs, așa cum prevede Codul fiscal.

Un exemplu de calcul al deducerilor

Societatea X are un automobil, pentru care are următoarele cheltuieli pe parcursul unui an calendaristic:

  • 2 plinuri de benzină pe luna, adică 100 de litri la 5 lei litrul, adica 500 de lei pe lună, total 6000 lei pe an.
  • O revizie de 1200 de lei.
  • O rovinietă de 120 de lei.
  • Asigurare tip RCA de 600 de lei.
  • Asigurare tip CASCO de 2000 de lei.
Total cheltuieli pe an, 9920 de lei.

Deducerile calculate în cazul în care societatea alege să nu completeze foile de parcurs

  • TVA aferent (benzină și revizii) - 1150 lei din care se deduce 50%, adica 575 lei
  • Cheltuileli nedeductibile - 4385 lei la care s-ar plăti un impozit de 701 lei.

Practic, la nivelul unui an, în exemplul nostru, pentru un singur automobil s-ar pierde 1276 lei atunci când nu se completează foile de parcurs.

Deducerile legate de achiziționarea unui automobil

În cazul în care se achiziționează un automobil nou, în lipsa întocmirii foilor de parcurs se pierde jumătate din TVA plătit furnizorului.
Chiar și în cazul în care automobilul este achiziționat din UE și se aplică taxare inversă, utilizatorul este obligat să-și ajusteze dreptul de deducere și să platească jumătate din TVA la bugetul statului dacă nu justifică folosința în interesul activității comerciale și nu întocmește foi de parcurs.

Vreau sa completez foile de parcurs. Ce optiuni am?

  1. Se pot completa manual, pe formulare pre-tiparite. Deși aceasta este modalitatea clasică, presupune consum mare de timp, greșelile sunt greu de depistat și nu există o centralizare, nu se pot face raportări automate. În plus, Fișa de activități zilnice se va întocmi tot manual.
  2. Se poate folosi un program software. Noi vă recomandam foiparcurs.ro, care nu trebuie instalat, merge pe orice telefon, laptop, calculator și tabletă. Timpii de completare sunt reduși, pentru că se memorează consumul automobilului, kilometrajul și rutele prestabilite. Se pot face raportări în ceea ce privește alimentările per automobil și per furnizor de combustibil.
  3. Se pot completa semi-manual, într-o foaie excel. Nu este o îmbunătățire majoră față de formulare, dar măcar se pot salva pe un calculator și se poate lua cu copy-paste. Totusi consumă timp, care nu se justifică dacă ținem cont de costul redus al soluțiilor software.

Nu doresc să completez foile de parcurs. Este vreo problemă?

În afară de faptul că platiți mai mult, așa cum am explicat mai sus, este posibil ca inspectorii fiscali să considere că nu există nicio justificare a folosirii automobilului în scopul obținerii de venituri.

Noi vă recomandăm să treceți CUI-ul pe bonurile de bezină și să întocmiți și câteva foi de parcurs, ca să fiți sigur măcar de deductibilitatea de 50%.