Manual de utilizare foiparcurs.ro

Autor: Victor Ionescu, programator.

Înainte de a începe să folosiți aplicația foiparcurs.ro, poate vă este util să citiți și articolul Ce sunt foile de parcurs?.

Primii pași de urmat pentru a completa foile de parcurs

După ce o să intrați în aplicație, veți observa în partea de sus a ecranului un indicator de progres însoțit de un ghid cu link-uri care o să vă îndrume să completați toate cele necesare pentru a printa prima foaie de parcurs și Fișa de Activități Zilnice (FAZ).
După ce veți reuși să printați prima foaie de parcurs și Fișa de Activități Zilnice, ghidul va dispărea.

Datele de care aveți nevoie înainte de a completa foile de parcurs sunt următoarele:

  1. Adăugați o firmă pentru care doriți să întocmiți foile de parcurs.
  2. Adăugați un automobil.
  3. Adăugați un șofer.
  4. Adăugați un furnizor de combustibil.
  5. Opțional - puteți adăuga o rută pe care o parcurgeți frecvent.

Noi am denumit aceste date "Nomenclatoare". Puteți gestiona toate aceste nomenclatoare folosind meniul "Nomenclatoare":

Nomenclatorul automobile

În ceea ce privește câmpurile "Consum", nu există o regulă pentru a determina aceste consumuri.
Puteți folosi cartea tehnică a automobilului precum și măsurători prin constatare. Consumul este influențat, bineînțeles, și de către starea tehnică a automobilului.
Aceste consumuri vor fi numite în continuare "consum normat".
Este normal să existe diferențe între consumul normat (teoretic) și consumul efectiv (real) constatat.
Important este să aveți grijă să definiți consumul normat cât mai aproape de realitate, iar unde se impune puteți adăuga din aplicație și sporuri de consum, cum ar fi spor pentru folosirea aerului condiționat.

Atunci când adăugați sau modificați un automobil, acestea sunt informațiile importante:

  • Categorie Vehicul - această informație o găsiți în talonul mașinii. Pentru automobilele obișnuite, categoria este M1. Această informație este cerută de către normele din Codul fiscal.
  • Consum mediu - consumul mediu al automobilului, litri consumați pentru a parcurge 100 de kilometri. Această informație este cerută de către normele din Codul fiscal.
  • Consum extraurban - consumul în mediul extraurban, litri /100 km.
  • Consum în orașe mici - litri/100 km.
  • Consum în municipii și reședințe de județ - litri/100 km.
  • Consum în București - litri/100 km.
  • Kilometraj inițial - kilometrajul iniţial al maşinii (câţi km avea automobilul la bord în momentul în care aţi început să folosiţi această aplicație).
  • Combustibil inițial - combustibilul iniţial (cât carburant avea automobilul în rezervor în momentul în care aţi început să folosiţi această aplicație).

Exemplu completare date automobil:

Completarea foilor de parcurs

Informațiile importante pe care trebuie să le completați pentru o foaie de parcurs:

  • Numărul foii de parcurs - este util să existe o numerotare pentru foile de parcurs. Numărul este completat automat de către program, dar puteți să îl modificați.
    Dacă doriți ca numerotarea foilor de parcurs să înceapă de la 1 în fiecare an, puteți specifica acest lucru pentru fiecare firmă în parte (meniul Firme).
  • Data foii de parcurs - data pentru care întocmiți foaia de parcurs. Puteți adăuga parcursuri pentru mai multe zile într-o foaie de parcurs, dar noi vă recomandăm să faceți câte o foaie de parcurs pentru fiecare zi în parte.
  • Șofer - persoana care a condus automobilul.
  • Automobil - automobilul pentru care întocmiți foaia de parcurs.
  • Combustibil existent în rezervor - cantitatea de combustibil (aproximativ) existentă în rezervor înainte de a pleca în cursă. Acest câmp este completat automat de către program, dar puteți să îl modificați dacă este nevoie.
  • Combustibil consumat - cantitatea de combustibil consumat. Acesta este consumul efectiv, pe care îl determinați aproximativ sau prin diferență atunci când faceți plinul.
  • Consum normat - acesta este consumul calculat conform consumurilor definite pentru automobil, lungimii si caracteristicilor parcursurilor și sporurilor de consum.
  • Combustibil rămas în rezervor - acest câmp este calculat automat. Reprezintă diferența dintre combustibilul existent în rezervor și consumul efectiv. Această valoare va fi memorată și folosită de către program pentru următoarea foaie de parcurs.
  • Kilometraj la plecare - kilometrajul automobilului la plecarea în cursă. Acest câmp este completat automat de către program, dar puteți să îl modificați dacă este nevoie.
  • Kilometraj la sosire - kilometrajul automobilului la sosirea din cursă. Este calculat automat ca fiind kilometrajul la sosire plus numărul de kilometri parcurși. Această valoare va fi memorată și folosită de către program pentru următoarea foaie de parcurs.

Exemplu completare foaie de parcurs:

Alimentările cu combustibil în cadrul foii de parcurs

Dacă ați alimentat cu combustibil, puteți adăuga una sau mai multe alimentări în cadrul foii de parcurs.
Informațiile pe care le puteți completa pentru o alimentare sunt următoarele:

  • Data alimentării - data la care ați alimentat, o regăsiți pe bonul de la benzinărie.
  • Furnizor Combustibil - numele furnizorului (benzinăria). Puteți adăuga furnizori din meniul "Nomenclatoare".
  • Valoare inclusiv TVA - valoarea cu TVA, așa cum scrie pe bon.
  • Preț unitar inclusiv TVA - cât a costat per litru de combustibil, scrie pe bon.
  • Cantitate combustibil - cu câți litri de combusibil ați alimentat. Este calculată automat, pornind de la valoare și prețul unitar.
  • Cota T.V.A - cota de TVA aplicată de către furnizor. Când se schimbă TVA-ul, puteți adăuga sau modifica cota TVA implicită din meniul Nomenclatoare.
  • Data document - data de pe bon.
  • Document - seria bonului de la benzinărie.

Exemplu completare alimentare:

Parcursurile în cadrul foii de parcurs

Parcursurile reprezintă deplasările din cadrul unei foi de parcurs. O foaie de parcurs poate avea unul sau mai multe parcursuri.
Puteți adăuga un parcurs nou sau puteți adăuga o rută din nomenclatorul de rute.

Rutele reprezintă parcursuri frecvente pe care le puteți salva în baza de date ca să le re-folosiți pentru mai multe foi de parcurs. Puteți crea o rută nouă folosind meniul Nomeclatoare, sau puteți să bifați "Salvează ruta în nomenclator" atunci când editați un parcurs din cadrul unei foi de parcurs.

Informațiile pe care le puteți completa pentru un parcurs sunt următoarele:

  • Ziua și ora plecării - puteți să îl completați dacă aveți nevoie de această infromație, sau puteți lăsa programul să completeze cu data foii de parcurs. Această informație nu este cerută de către Codul fiscal.
  • Ziua și ora sosirii - la fel ca la ziua și ora plecării
  • Loc plecare - localitatea de plecare
  • Loc sosire - localitatea de sosire.
  • Prin - opțional, altă localitate importantă aflată pe traseu.
  • Scop - opțional, scopul deplasării.
  • Km (Urban + Extraurban) - câți kilometri ați parcurs în total. Atenție, dacă parcursul este dus-întors, treceți doar kilometrii parcurși între locul de plecare și locul de sosire.
  • Dus-Întors - dacă parcursul este dus-întors. În acest caz, numărul de kilometri parcurși în total va fi obținut prin înmulțirea cu 2 a valorii câmpului Km de mai sus.
  • Salvează ruta în nomenclator - bifați dacă doriți să salvați informațiile din acest parcurs în nomenclatorul de rute. În acest mod, veți putea reutiliza rutele frecvente pentru alte foi de parcurs.
  • Kilometraj Plecare - câmp calculat automat, prezentat cu titlu informativ.
  • Kilometraj Sosire - câmp calculat automat, prezentat cu titlu informativ.
  • Parcursuri urbane - aici puteți specifica numărul de kilometri parcurși în mediul urban. În mediul urban, putem vorbi despre orașe mici, municipii sau reședințe de județ sau București. Dacă vă amintiți, ați definit consumul specific pentru fiecare tip de astfel de parcurs urban atunci când ați adăugat automobilul.
  • Sporuri consum - aici puteți specifica sporuri de consum, cum ar fi aer condiționat. Înainte de aceasta, trebuie să definiți sporuri de consum, sporurile pot fi accesaste din meniul Nomenclatoare.

Exemplu completare parcurs:

Sporuri de consum

Puteți adăuga sporuri de consum pentru a acoperi situațiile speciale în care automobilul consumă mai mult decât în condiții normale de exploatare, cum ar fi: aer condiționat, condiții climatice (iarna, temperaturi foarte scăzute sau drum acoperit), condiții de drum (drumuri neamenajate sau forestiere, autostrăzi unde limita de viteză mai mare poate presupune un consum mai mare).

Nu există o regulă pentru aceste sporuri, este la latitudinea dumneavoastră să stabiliți coeficienți care să aproximeze cât mai bine consumul real, bazându-vă pe măsurători sau pe experiență.

Exemplu completare spor consum:

Raportări

Aplicația oferă următoarele rapoarte care pot fi printate:

  • Raportare foi parcurs - se realizează fie pornind din lista cu foile de parcurs, fie intrând pe o foaie de parcurs individuală. Din lista cu foile de parcurs puteți să selectați manual mai multe foi de parcurs pentru a fi printate.
    De asemenea, puteți selecta automat toate foile de parcurs care nu au fost printate încă, lucru care vă perimite să optimizați procesul de printare.
    Vedeți aici un model de raport foaie de parcurs
  • Raportare Fișa de activități zilnice (FAZ) - această raportare este necesară, fiindcă centralizează informațiile din foile de parcurs. Poate fi accesată din meniul "Raportări".
    Vedeți aici un model de raport Fișa Activități Zilnice (FAZ)
  • Raportare Alimentări - această raportare este necesară fiindcă centralizează informațiile cu privire la alimentări pentru un automobil, în luna selectată. Așa vă asigurați că aveți totate bonurile de benzină necesare pentru a deduce cheltuielile pe luna respectivă. Poate fi accesată din meniul "Raportări".
  • Raportare Alimentări per furnizor - această raportare centralizează informațiile cu privire la alimentări de la furnizorul selectat, pentru toate automobilele firmei, în luna selectată. Poate fi accesată din meniul "Raportări".

Meniul "Contul meu"

Din acest meniu puteți să faceți următoarele operațiuni:

  • Abonare - Gestiune abonament - de aici puteți să vedeți când vă expiră abonamentul, câte automobile sunt incluse și să prelungiți abonamentul.
  • Datele mele - puteți modifica numele, adresa de e-mail sau parola pentru utilizatorul curent.
  • Gestiune conturi utilizator - de aici puteți să creați mai mulți utilizatori atașați contului dumneavoastră.
    Puteți crea oricâți utilizatori și puteți să le dați și drepturi administrative, sau puteți să le limitați accesul doar pentru o firmă de exemplu, dacă aveți mai multe firme.

Feedback

Cel mai important lucru pentru cei ce dezvoltă o aplicație software este să feedback-ul de la utilizatori.
Așa ne dăm seama care lucruri merg bine, dar mai ales ce vă dreanjează, ce poate fi îmbunătățit sau ce funcționalități doriți să adăugăm în aplicație.

Suntem foarte interesați să aflăm părerea dumneavoastră, fie ea pozitivă sau negativă.